E-Mail Archivierung

Mailarchivierung
Mailarchivierung

Für Firmenemails gelten die gleichen gesetzlichen Vorgaben wie für einen Geschäftsbrief, also müssen E-Mails ein Firmenimpressum haben und in revisionssicherer Form, also grundsätzlich vertraulich, unveränderbar und jederzeit   verfügbar, aufbewahrt werden!

 

Dabei unterliegen E-Mails als »Handelsbriefe« der sechsjährigen Aufbewahrungspflicht des Handelsgesetzbuchs. Sollten die E-Mails auch steuerrelevant sein, müssen sie zehn Jahre aufbewahrt werden.

 

Es gibt verschiedene Möglichkeiten diese gesetzliche Vorgabe zu erfüllen, zum Beispiel als Hardware-Appliance oder als fertige VMWare Lösung - ihre bisher genutzte E-Mail-Infrastruktur kann ohne Einschränkungen weiter genutzt werden. Auf Wunsch können alle E-Mails sofort auf Viren überprüft, Spam aussortiert und automatisch Ver- bzw. Entschlüsselt werden!

 

Ein wesentlicher Pluspunkt einer E-Mail Archivierung ist aber das eine Volltextindizierung aller Mails, einschließlich aller Anhänge erfolgt. Dadurch lassen sich alle Mails innerhalb weniger Sekunden nach beliebigen Stichworten durchsuchen und mit nur einem Klick wiederherstellen.

 

Rufen Sie mich an und ich erläutere Ihnen gerne alle Details vor Ort.

Kölling IT
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